MS Copilot ist keine Konkurrenz oder Gefahr für den Arbeitsplatz, sondern kann und soll ein Partner sein, der das Arbeiten erleichtert. Diese Überzeugungsarbeit ist der erste wichtige Schritt in der betriebsinternen Kommunikation – Scheu nehmen und Chancen aufzeigen! Denn generative KI-Tools wie MS Copilot sind zwar mächtige Werkzeuge, doch ob sie ihr Potenzial ausspielen, hängt von vielen Faktoren ab – der echten Nutzung durch die Mitarbeiter, dem positiven Zugang, der Einführung in die internen Prozesse, die damit verbundene Kommunikation und das Lernen des richtigen Umgangs mit der KI bzw. MS Copilot sowie das Bewusstsein, was „Prompts“ sind. Themen, die unter den Begriff „AI-Readyness“ fallen und dazu beitragen, Qualität und Sicherheit im Umgang mit KI zu gewährleisten.

Lizenzen sind ein Kostenfaktor. Daher sollen sie zielgerichtet eingesetzt werden, um wirken zu können. Anzuraten ist eine Pilotphase von zwölf Monaten, in der von Ihnen definierte Anwendungsszenarien in der Praxis mit Leben gefüllt werden. In dieser Zeit können sich die Mitarbeiter mit den Chancen von MS Copilot vertraut zu machen. Wenn möglich, bilden Sie in einer Abteilung zwei Gruppen. So schaffen Sie Copilot-Botschafter, die andere Mitarbeiter ohne Druck „von oben“ überzeugen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, Nutzerfeedback und Anwendererfahrungen aufzunehmen und zu analysieren – auch, um die für Ihr Unternehmen optimalen Leistungen von MS Copilot zu erkennen.

Mit der Einführung von MS Copilot sollten Sie Ihre internen Sicherheitsvorgaben evaluieren. Denn MS Copilot soll ja auf möglichst viele Unternehmensdaten zugreifen, um daraus relevante Informationen zu erstellen. Cloud Security, Zugriffsberechtigungen, Lizenzvereinbarungen und Datensicherheit sind zentrale Aspekte, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Letzten Endes wird der Copilot zu einem vollwertigen Mitarbeiter, dessen Wirkungsbereiche genau definiert sein müssen.

Um die Sorge vor der KI zu nehmen, ist es hilfreich, die Möglichkeiten zu demonstrieren, von denen Ihre Mitarbeiter profitieren können. MS Copilot kann in Outlook den Posteingang priorisieren und automatisch die wichtigsten E-Mails hervorheben. Längere Team-Meetings müssen nicht mehr händisch zusammengefasst werden. Wer viel Zeit für die Verfassung von Word-Dokumenten benötigt, kann diese Aufgabe an MS Copilot übertragen. Außerdem kann MS Copilot in Excel komplexe Formeln automatisieren und einfache Befehle ausführen. Damit werden binnen Sekunden große Datenmengen zu aussagekräftigen Formen und Grafiken. Gleiches gilt für PowerPoint-Präsentationen. So ist auch gewährleistet, dass Layout und Form stets den Unternehmensvorgaben entsprechen. All das sind Themen, mit denen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein offenes Ohr finden werden – und die für eine klare Produktivitätssteigerung sorgen.

Zum Schluss kommt das Wichtigste: Die Wahl des Partners bei der Einführung von MS Copilot. Weil hier mit hochsensiblen Unternehmensdaten gearbeitet wird, sollte man dabei auf echte Profis vertrauen. Die Implementierung von MS Copilot erfordert eine klar strukturierte Strategie, denn KI-Tools stellen wesentliche Veränderungen im Prozessmanagement und in der Arbeitsweise dar. Zudem müssen Lizenzfragen im Vorfeld geklärt werden. Hier sind die Experten von A1 die ersten Ansprechpartner. Sie bieten jene Expertise, die Sie benötigen, um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen KI-ready zu machen.